Google Drive está instalado en todos los teléfonos Android, y es tentador utilizarlo simplemente como un servicio básico de almacenamiento en la nube. Pero hay mucho más que eso. Puedes utilizarlo para hacer copias de seguridad, como escáner de imágenes, para compartir archivos y mucho más.

A continuación, nuestra selección de las siete principales funciones de Google Drive que debes conocer.

1. Haz una copia de seguridad de tu teléfono

Google Drive se utiliza para guardar las copias de seguridad de tu teléfono, junto con el servicio Google One. Es capaz de hacer una copia de seguridad de los ajustes del sistema y de las aplicaciones, así como de algunos datos, para que puedas restaurarlos rápidamente después de un restablecimiento de fábrica o cuando te actualices a un nuevo dispositivo.

Para utilizarlo, abre Drive y ve a Configuración > Copia de seguridad y restablecimiento. Selecciona una cuenta en Almacenamiento de la cuenta, si tienes más de una configurada, y luego asegúrate de que la palanca junto a Copia de seguridad en Google One esté activada.

Una copia de seguridad se ejecutará automáticamente bajo estas condiciones:

• Tu teléfono se está cargando y ha estado inactivo durante al menos dos horas.
• Tu teléfono está conectado a una red Wi-Fi.
• Han pasado al menos 24 horas desde la última copia de seguridad.

También puedes hacer una copia de seguridad de tu teléfono manualmente tocando el botón grande «Hacer copia de seguridad ahora «.

Para ver las copias de seguridad, selecciona Copias de seguridad en el menú de la barra lateral de la unidad. Haz clic para ver qué aplicaciones están incluidas. No puedes acceder a archivos individuales dentro de las copias de seguridad.

La desventaja de utilizar Drive para las copias de seguridad es que sólo funciona en aplicaciones de terceros cuando el desarrollador ha decidido admitirlo. Algunas aplicaciones, como WhatsApp, requieren que configures si quieres hacer una copia de seguridad de los chats por separado. Para asegurarte de que estás completamente cubierto, echa un vistazo a otras opciones para hacer copias de seguridad de tu teléfono Android.

2. Escanear fotos y documentos

Con Google Drive puedes adoptar plenamente un mundo sin papeles. La aplicación te permite escanear fotos y documentos antiguos, y tiene soporte OCR que hace que los archivos resultantes sean completamente buscables.

Para empezar a escanear, toca el icono + en la esquina inferior derecha y selecciona Escanear. Ahora haz una foto del documento. El software intentará cuadrar la imagen y también recortar los elementos no deseados de los bordes.

Selecciona la herramienta Recortar para ajustar el recorte si lo necesitas, y utiliza la herramienta Color para guardar la imagen como documento en color o en blanco y negro. Por último, guarda la imagen.

Si escaneas muchos documentos, puedes añadir un acceso directo a tu pantalla de inicio para facilitar el acceso. El acceso directo está disponible como un widget. El proceso para añadirlo difiere según el teléfono o el lanzador que utilices.

Normalmente, hay que hacer una pulsación larga en un lugar vacío de la pantalla de inicio, seleccionar Widgets y localizar las opciones de Drive. 2. Mantén pulsado el widget de escaneo de Drive, y arrástralo a su lugar en la pantalla de inicio.

3. Compartir archivos en Google Drive

Google Drive no es un servicio para compartir archivos, pero puede haber ocasiones en las que necesites poner un archivo a disposición del público.

Para hacerlo en la aplicación:

1. Toca el botón de menú de tres puntos junto al archivo o la carpeta y, a continuación, selecciona Gestionar acceso.
2. En Acceso general, el archivo debería estar configurado como Restringido por defecto. Seleccione Cambiar > Restringido > Cualquiera con el enlace.
3. Ahora toca Visor (que debería ser la opción que veas por defecto) y selecciona:
   1. Visor, si quieres que la persona con el enlace pueda abrir el archivo
   2. Comentarista, si quiere que puedan comentar el archivo
   3. Editor, si quiere que puedan editar el archivo
4. Ahora pulsa el botón Atrás un par de veces, y luego toca el icono del enlace junto a Acceso general para copiar el enlace en tu portapapeles. Si te pasas de la raya, también puedes tocar el botón de menú de tres puntos junto al archivo y seleccionar Copiar enlace.

Con el enlace copiado en el portapapeles, puedes publicarlo en línea, en cosas como un mensaje de Slack, o en un correo electrónico en lugar de un archivo adjunto. Quien tenga acceso al enlace podrá ver o editar el archivo, dependiendo de la configuración que hayas elegido.

También puedes restringir el acceso sólo a las personas que quieras que puedan ver el archivo. En este caso, deja la opción de Gestionar el acceso en Restringido, y en su lugar selecciona Compartir en el menú de tres puntos junto al nombre del archivo. Ahora puedes añadir personas escribiendo sus direcciones de correo electrónico y eligiendo si pueden ver, comentar o editar el archivo.

Para volver a eliminar el acceso, seleccione Compartir, pulse el icono de la persona con la que ha compartido el archivo, selecciónela de nuevo en la lista y pulse Eliminar.

4. Abrir archivos en una aplicación diferente

Siempre que sea posible, al abrir un archivo en Google Drive se abrirá dentro de la propia unidad, o dentro de la aplicación predeterminada para ese tipo de archivo. Esto es válido para todos los archivos comunes, incluidos los archivos de oficina, los PDF, las imágenes y muchos más. Pero es posible que tengas otras aplicaciones en tu teléfono que puedan manejar estos archivos también.

Sólo tienes que pulsar el botón de menú de tres puntos junto al nombre del archivo y seleccionar Abrir con. Se abrirá el menú Compartir de Android, mostrándote todas las aplicaciones que tienes capaces de manejar este tipo de archivo, para que puedas seleccionarlo de la lista. Si no hay otras apps, se abrirá automáticamente en la app por defecto como siempre.

5. Añadir accesos directos a la pantalla de inicio

Si eres un usuario intensivo de Drive, probablemente tendrás al menos algunos archivos a los que accedes regularmente, como un PDF que estás leyendo, una hoja de cálculo que necesitas actualizar o un archivo compartido en el que estás trabajando. Para no tener que abrir continuamente la aplicación Drive y navegar hasta ese archivo, puedes guardar un acceso directo a él en tu pantalla de inicio.

Pulsa el botón de menú junto al nombre del archivo y selecciona Añadir a la pantalla de inicio. Puedes arrastrar el icono a su lugar o moverlo a una carpeta, como cualquier otro icono, o el acceso directo se creará en el primer espacio vacío de la pantalla de inicio.

6. Guardar archivos y carpetas compartidas

La posibilidad de compartir y colaborar en documentos es una de las mejores partes de Google Drive. Pero después de un tiempo, hacer un seguimiento de los archivos y carpetas que se han compartido con usted puede ser difícil. De forma predeterminada, todos ellos aparecen como parte de una gran lista en la pestaña «Compartidos». Una mejor manera de mantenerse organizado es mover los archivos a una de tus propias carpetas.

Toca el botón de menú de tres puntos que se encuentra junto al archivo o la carpeta compartida. A continuación, selecciona Añadir acceso directo a Drive, luego elige una ubicación para guardarlo y toca Añadir. Puedes crear una nueva carpeta con el icono de la esquina superior derecha.

Las carpetas compartidas sólo están disponibles mientras una persona las comparte con usted. Una vez que revoquen el uso compartido, o eliminen los archivos por completo, ya no podrás acceder a ellos.

7. Mejoras en la interfaz

Google Drive es bastante sencillo de navegar, pero todavía hay algunas formas de moverse por la aplicación más rápidamente.

• Estrellas: Una forma fácil de recordar los archivos importantes. Toca el botón de menú situado junto a un archivo o carpeta y, a continuación, toca la opción Estrella de la lista que se abre. Ahora desliza para abrir la barra lateral y selecciona Estrellas. Todos tus elementos están aquí.
• Colores: Puede destacar carpetas (pero no archivos) asignándoles un color. Toque el botón de menú y seleccione Cambiar color, luego elija una de las opciones disponibles.
• Vistas: Desde las pestañas Destacados, Compartidos o Archivos, o dentro de cualquier carpeta, puede alternar entre una vista de lista y una vista de cuadrícula. Esta última muestra una vista previa en miniatura del archivo, y es especialmente útil para las imágenes. Actívela con el botón Ver en la esquina superior derecha.
• Selección múltiple de archivos: Si pulsas prolongadamente sobre cualquier archivo o carpeta, lo seleccionas. Una vez que hayas seleccionado uno, puedes pulsar sobre otros archivos y carpetas para seleccionar más al mismo tiempo. Ahora puedes mover, eliminar o aplicar otras acciones a estos archivos de una sola vez.

Haz más cosas con Googe Drive en Android

Google Drive es mucho más que un mero vertedero de archivos, o una forma rápida de compartir cosas entre ordenadores o colegas. Se trata de una potente aplicación con mucho más bajo el capó de lo que podría parecer a primera vista.

El servicio es excelente tanto en el móvil como en el escritorio. Sin embargo, no es completamente infalible. Es posible que encuentres algunos problemas con Google Drive de vez en cuando, pero en muchos casos son fácilmente solucionables.